Automation in Webseiten Beispiel Hundestaffel

Ich gebe zu es ist ein etwas holperiger Titel. Doch um was geht es wirklich. Wie organisiere ich auf einer Homepage die wöchentlichen Trainings einer Hundestaffel. Ziel ist es, möglichst vieles ohne manuellen Eingriff zu organisieren. Hier zeigen wir die Umsetzung.

Die Organisation

Die Hundestaffel ist in acht Gruppen aufgeteilt. Eine Gruppe besteht aus drei bis fünf Mitgliedern, die jeweils einen Hund führen. Jede Gruppe trainiert einmal in der Woche. Jede Woche wird an einem anderen Ort trainiert. Jede Gruppe wird von einem Trainer unterrichtet. Jedes Mitglied kann sich für sein Training abmelden oder für zusätzliche Trainings in andern Gruppen anmelden. Pro Gruppe ist jedoch eine maximale Teilnehmerzahl festgelegt, die nicht überschritten werden darf. Zusätzlich können sich maximal zwei Hilfspersonen pro Woche und Gruppe anmelden. Wenn der Trainer Urlaub macht, finden keine Trainings statt.

Einen Trainingsplan erstellen

Zuerst bestimmen wir für jede Gruppe einen Wochentag und die Uhrzeit. Danach werden die Teilnehmer den Trainingsgruppen zugeordnet. So sieht der Plan aus.

Als nächstes sind die einzelnen Trainingseinheiten zu erstellen. In einem einfachen Formular muss noch der Trainingsort ausgewählt werden. Das Datum und die Zeit werden von der Gruppe bestimmt und als Vorschlag für das nächste Training eingeblendet. Alle geplanten Trainings werden in einem Kalender dargestellt.

Ab- und Anmeldungen, wie es ihnen gefällt

Die Teilnehmer können sich für ihr Training jeder Zeit abmelden. Die Auflistung aller möglichen Abmeldungen wird mit der Aufbereitung des Formulars erstellt. Somit ist die Gefahr, dass sich ein Teilnehmer zu einem abgelaufenen Training oder zu einem falschen abmeldet, nicht mehr gegeben. Ferien des Trainers werden natürlich berücksichtigt und nicht aufgelistet.

Da ich in der Donnerstags-Trainingsgruppe bin, kann ich mich auch nur für den Donnerstag abmelden.

Bei der zusätzlichen Anmeldung brauchen wir genau die umgekehrte Sicht. Ich kann mich, falls die Gruppe nicht voll ist, überall anmelden, ausser am Donnerstag, da bin ich ja schon als Gruppenmitglied gemeldet.

So, wenn ich mich jetzt für Mittwoch 23. August anmelde, kann ich mich nicht nochmals dafür anmelden, jedoch erscheint dieser jetzt in der Abmeldungsübersicht.

Anmeldung Hilfspersonen

Gerne üben wir mit Hilfspersonen. Das sind Freiwillige die sich verstecken und der Hund muss sie suchen. Dafür gibt es ebenfalls ein Formular, um abzusichern, dass nicht mehr als 2 Hilfspersonen pro Training kommen.

Für die Hilfsperson ist es natürlich wichtig, wo ein Training stattfindet. Darum wird hier, sofern er schon bekannt ist, der Trainingsort mit angegeben.

Auch diese Daten werden zum Zeitpunkt der Formularanzeige ermittelt und angezeigt.

Aus all diesen Informationen entsteht der Trainingsevent

Aus all den Daten die von den Teilnehmern eingegebenen wurden entsteht ein Trainingsevent. Es wird alles von der Datenbank zum Öffnungszeitpunkt der Übersicht ermittelt.

Die Teilnehmer aus den vorgegebenen Trainingsgruppen. Die An- und Abgemeldeten und falls vorhanden die Hilfspersonen. Diese Informationen werden an die Teilnehmer zusätzlich in Form eines Newsletters vor dem Training automatisch per E-Mail gesendet.

Viel Arbeit eingespart

All diese Tätigkeiten wurden früher manuell an Hand von eingegangenen E-Mail täglich nachgeführt. Der Trainer musste viel Zeit für die Organisation investieren, damit alle Übersichten stimmten. Mit diesem neuen System braucht er wöchentlich noch 5 Minuten um den Trainingsort in die Gruppen einzutragen. Der Rest läuft automatisch und er hat nun mehr Zeit für den Hundeplatz.

Fazit: Eine Homepage muss mehr können

Die Digitalisierung und Interaktion ist auf modernen Webseiten möglich. Arbeitsprozesse vereinfachen und Erfassungen rausgeben. Schaffen sie eine Plattform auf der ihre Mitglieder agieren.

Natürlich ist das nicht ohne Programmierung möglich. Darum arbeiten wir mit Drupal 8 und PHP. So können wir einen sauberen Programmcode und Aufgeräumte Funktionen anbieten.

Vor allem ist diese Grundfunktionalität an verschiedensten Orten einsetzbar. Sie können damit jegliche Kursverwaltungen oder Trainings (z.B. bei Feuerwehren) einfach managen.

Wenden Sie sich für Fragen unverbindlich an uns.